Un intranet est essentiellement un réseau Web privé pour particulier mais surtout pour les entreprises. Il utilise toute la technologie d'Internet, mais d’une manière beaucoup plus sécurisée et protégé par tout un système de protection qui empêche le personnel non autorisé d'entrer. Les entreprises utilisent la creation intranet depuis des années comme méthode de rationalisation de leurs communications internes.
Un des gros avantages à disposer d’un Intranet est le fait qu’il permet de stocker en un lieu sur l’ensemble des données utilisées par les personnels autorisés. Le besoin de conserver plusieurs copies papier de documents en constante évolution peut être éliminé. Les documents tels que les manuels de formation, les annuaires téléphoniques internes, les manuels de procédures, les manuels des employés, les formulaires de demande, etc. peuvent être conservés sous forme de documents électroniques et mis à jour presque à volonté par les acteurs eux-mêmes.
Mais l'aspect le plus puissant d'un intranet est sa capacité à afficher des informations dans le même format sur chaque ordinateur utilisé. Cela permet d' harmoniser la compréhension des bases de données qu'une entreprise utilise. Tous les employés autorisés n’auront plus besoin d’un supplément d’équipement ou d’un logiciel spécial pour interagir avec les données et les travaux afférents.
Cette disponibilité universelle de l'information déclenche une ère de collaboration sans précédent et particulièrement efficace. Les barrières départementales qui existent dans de nombreuses entreprises se réduisent car les collègues peuvent désormais partager facilement des informations en utilisant l'intranet de l'entreprise.
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